Альбом форм как средство рационализации процесса исполнения запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Министерство образования и молодежной политики Свердловской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Свердловской области

«Камышловский педагогический колледж»

Выпускная квалификационная работа

Альбом форм как средство рационализации процесса исполнения запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Исполнитель:

Щенникова Н.Ю.,

студентка 3 ^доуа группы

Руководитель:

Порсина А.В.,

преподаватель

Камышлов, 2019

Оглавление

Пояснительная записка

Теоретико-методологическое обоснование организации деятельности, направленной на исполнение запросов граждан, поступающих в архив

В настоящее время внимание значительной части отечественных специалистов архивной отрасли привлечено к проблеме исполнения социально-правовых запросов все с большей интенсивностью поступающих в архивные учреждения Российской Федерации. Это обусловлено тем, что произошедшие социально-экономические изменения жизни российского общества существенно активизировали интерес граждан к архивной информации в целях обеспечения их прав и законных интересов.

Согласно статьям 23, 24, 29 Конституции Российской Федерации гражданин вправе обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления, свободно искать и получать информацию, в том числе социально-правового характера, любым законным способом, если такая информация не содержит государственной тайны и не нарушает права и свободы других лиц, обладающих в свою очередь правом на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Реализуя свои права, граждане обращаются с запросами в архивы с просьбой подтвердить те или иные сведения, необходимые при решении вопросов их социально - правового обеспечения.

Исходя из всего вышеуказанного, мы можем сделать вывод, что исполнения запросов социально-правового характера является на сегодняшний день одной их ключевых задач архивов всех уровней. Однако во многих организациях нет унифицированных форм документов по исполнению запросов граждан, поэтому могут возникнуть трудности, связанные с подготовкой и оформлением ответов на эти запросы.

Из всего выше изложенного мы определили следующее проблемное поле исследования:

- оформление ответов в процессе исполнения запросов может не в полной мере соответствует требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016;

- деятельность специалиста занимает большое количество времени на подготовку и оформление ответов.

Анализ проблем, связанных с исполнением запросов граждан осуществлялся на территории Камышловского городского округа. Исследование процесса исполнения запросов граждан и внедрение альбома форм документов по исполнению запросов проводилось в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» в рамках преддипломной практики в течение 4 недель.

Выше изложенное определило объект и предмет исследования, а также его цель и задачи.

Объект исследования: процесс исполнения запросов граждан в архиве организации.

Форма проектирования: альбом форм документов по исполнению запросов граждан в архиве организации.

Цель: разработать, теоретически обосновать и осуществить оценку результативности внедрения альбома форм документов по исполнению запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Для реализации цели были поставлены следующие задачи:

раскрыть теоретико-методологическое обоснование организации деятельности, направленной на исполнение запросов граждан, поступающих в архив;

проанализировать процесс исполнения запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»;

дать общую характеристику компонентов разработки и составить Альбом форм документов по исполнению запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»;

обосновать способы оценки альбома форм документов по исполнению запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» как средства рационализации процесса исполнения запросов граждан;

внедрить и проанализировать результаты внедрения альбома форм документов по исполнению запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Информационная база выпускной квалификационной работы включает: различную учебную литературу по архивоведению, статьи А.А. Борщева, О.Г. Леонтьевой и Ю.А. Бычковой, И.В. Волкова, З.П. Иноземцева, посвященные архивному делу и особенностям исполнения запроса граждан, а также Интернет-ресурсы.

Процесс исполнения запросов граждан осуществляется на основе таких нормативных документов как ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», «Основные правила работы архивов организаций. Одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002», «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда российской Федерации и других архивных документов в органах Государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31 марта 2015 г. № 526», Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД №250 от 20.03.2012.

Новизна выбранной темы заключается в систематизации материалов процесса исполнения запросов граждан. В ходе анализа организации мы выяснили, что в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» нет готовой формы ответов на запросы, поэтому наш продукт будет полезен в деятельности специалистов данной организации, а также студентам, обучающимся по соответствующей специальности в качестве методического пособия.

Практическая значимость проекта заключается в возможности использования разработанного продукта специалистами, ответственными за подготовку и оформление ответов на запросы социально-правового характера, поступающих в архив организации.

Для решения поставленных задач были использованы следующие методы исследования:

теоретические: анализ, синтез и обобщение нормативно-правовых актов, научной и методической литературы по процессу исполнения запросов граждан;

практические: изучение, описание и анализ процесса исполнения запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж», анкетирование, метод экспертной оценки, хронометраж.

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобренных решением Коллеги Росархива от 06.02.2002) документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.

Порядок использования документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в организациях, определяется ими на основе данных Правил.

Одной из основных форм использования архивных документов является информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами.

В учебнике «Архивоведение» под редакцией Алексеевой Е.В. дано следующее определение понятия «запрос» - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Кроме того Алексеева Е.В. определяет следующие виды запросов:

тематические - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии;

персональные, в том числе биографические и генеалогические - запросы, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи;

социально-правовые - запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением прав и законных интересов граждан. Наиболее часто запрашиваются сведения о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и т.п.;

консульские – запросы, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства. Эти запросы являются разновидностью социально-правовых запросов, но отличаются от них тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в РФ, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста РФ и др. [2].

Получить информацию по запросу могут:

физические лица;

юридические лица;

юридические и физические лица, имеющие право, в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени (уполномоченные представители).

Далее рассмотрим процесс исполняются запросов.

Исполнение запроса – это поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

Исполнение запросов включает следующие этапы [46]:

Этап 1. Консультирование.

Консультирование заявителя при личном обращении или по телефону проводит, как правило, сотрудник, который ведет прием граждан, или руководитель профильного структурного подразделения. Консультирование заявителя, обратившегося письменно, осуществляет, как правило, руководитель профильного структурного подразделения или сотрудник профильного структурного подразделения под контролем его руководителя.

Если состав и содержание документов архива не позволяют подготовить положительный ответ на запрос, сотрудник во время консультации (устно или по телефону) разъясняет заявителю, при наличии такой информации, в какой архив, государственный орган или организацию ему следует обратиться. Для этого используется научно-справочный аппарат архива: картотеки, базы данных о составе и содержании документов архивных учреждений, может использоваться телефонный справочник организаций городов и районов данного региона, информационная сеть Интернет.

В конце консультации сотрудник кратко подводит итоги и перечисляет данные, необходимые для составления запроса по конкретной теме.

Факт консультирования отмечается сотрудником, проводившим консультацию, в базе данных, где фиксируется весь комплекс работ по предоставлению государственной услуги. Время для консультирования заявителя составляет, как правило, 20 минут. Письменный ответ заявителю, обратившемуся за консультацией в письменном виде, должен быть подготовлен в течение 5 дней со дня регистрации запроса.

Этап 2. Регистрация запроса.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по его исполнению. Запросы могут регистрироваться в электронном журнале регистрации, либо распечатанном, а также в базе данных фиксирующей исполнение запросов.

При личном обращении гражданина за получением информации по профилю архива сотрудник, регистрирующий запрос, проверяет документы, удостоверяющие личность человека, выясняет цель его прихода, знакомит его с инструкцией по заполнению бланка запроса, объясняет правила заполнения, направляет к образцам заполнения бланка запроса (заявления), размещенным на информационном стенде архива, или формулирует запрос вместе с заявителем делает соответствующую регистрационную запись в базе данных.

Письменный запрос, как правило, регистрируется в структурном подразделении, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, в профильном структурном подразделении или приемной архива. Запрос, присланный по электронной почте, принимается в том случае, если в нем указаны фамилия, имя, отчество заявителя, почтовый адрес, телефон. Запрос распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке[43].

Если заявитель обращается в архив по телефону, ему предлагается прийти в архив лично или прислать запрос по почте или электронной почте с указанием необходимых данных.

Каждому запросу присваивается новый регистрационный номер (в противном случае невозможно использование электронной программы регистрации запроса, при которой поступившему запросу новый номер присваивается автоматически). Состав регистрационного номера может включать несколько элементов в соответствии с принятой в архиве системой регистрации документов, структурой архива и потребностями профильного структурного подразделения. Элементами регистрационного номера могут быть: дата регистрации, делопроизводственный номер, первые буквы (или одна буква) фамилии заявителя, например: 02.02.2011/2-15/Пет. Часто регистрационный номер запроса состоит из первой буквы фамилии лица, о котором запрашивается информация, и порядкового номера запроса. Нумерация может вестись: в пределах каждой буквы, начиная с 1 января по 31 декабря каждого года в течение одного года; в порядке поступления запросов в течение одного года с 1 января по 31 декабря независимо от начальной буквы фамилии. В случае получения запроса по электронной почте в конце к номеру следует добавить соответствующий символ, например, @;На поступивший запрос в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный номер и дата поступления запроса.

В базе данных должны фиксироваться все этапы работы от консультирования заявителя до выдачи ему лично или отправки по почте информационного документа архива и содержать следующую информацию:

порядковый номер записи;

дату, итог предварительной консультации (если она проводилась);

дату поступления запроса;

регистрационный номер запроса (такой же номер будет поставлен на исходящий документ – ответ).

название организации (полное и официальное сокращенное) или ф.и.о. (без сокращений) лица, от которого поступил запрос, адрес;

ф.и.о. лица, на которое поступил запрос (ф.и.о. записываются полностью). Если это лицо изменяло свою фамилию, то в регистрационном документе сначала указывается фамилия, которую человек носит в настоящее время, а затем в скобках указывается та фамилия, под которой лицо, указанное в запросе, работало. Если лицо, на которое поступил запрос, и лицо, от которого поступил запрос, одно и то же, то в обеих графах регистрационного документа указывается одна и та же фамилия;

наличие доверенности (номер, дата, кем выдана) от субъекта информации, если заявитель и субъект информации – разные лица и заявитель, в соответствии с федеральным законодательством не имеет права доступа к конфиденциальной информации (см. раздел 1.2 настоящих Методических рекомендаций);

почтовый адрес и телефон заявителя;

краткое содержание запроса и хронологические рамки искомой информации;

для повторного запроса – дату поступления первого запроса;

ф.и.о. исполнителя;

данные об исполнении запроса: результат (положительный, отрицательный); вид подготовленного информационного документа; если запрос пересылался – адрес пересылки запроса (название организации, когда переслали запрос);

дату выдачи ответа на руки или отправления по почте;

примечания, где указывается любая другая информация, связанная с поступлением и исполнением запроса (например, отметка о способе поступления запроса (личный прием, почта, факс, электронная почта), отметка о постановке на контроль, срочности, условиях выдачи конфиденциальной информации, продлении срока исполнения запроса и его причинах, количество ксерокопий, сделанных архивом, жалобе заявителя и др.).

Если в запросе требуются сведения о:

нескольких лицах, запрос регистрируется как несколько запросов (если запрос не носит «семейный» характер, касаясь всех членов семьи, например, высылка семьи), архивные справки составляются на каждое лицо отдельно;

работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях, запрос регистрируется как один запрос, сведения включаются в одну архивную справку. В ряде случаев: территориальная удаленность архивохранилищ друг от друга, трудоемкость исполнения запроса – архивные справки могут составляться на каждую организацию отдельно;

нескольких темах, требующих самостоятельного рассмотрения (например, гражданское состояние и стаж работы, награждение и заработная плата и т.д.), запрос регистрируется как несколько запросов, по количеству обозначенных тем;

зарплате, свыше пяти лет, запрос регистрируется как один запрос, если это единовременный запрос одного лица по одной тематике, о работе на одном месте.

Ряд запросов при регистрации ставится на особый контроль, например, запросы социально-правового характера, поступившие от органов государственной власти и управления, правоохранительных органов и др., по которым необходимо сообщить результат исполнения. Если нужен такой контроль, руководитель архива в правом верхнем углу первого листа запроса делает отметку «Контроль». Исполнение запросов, поставленных на контроль, осуществляется, как правило, в срок не более 5 дней со дня регистрации запроса или в срок, определенный руководством архива. В графе «Примечания» регистрационного документа специалистом профильного структурного подразделения отмечается: «Контроль».

В базе данных, фиксирующей исполнение запросов, целесообразно предусмотреть автоматическое цветовое выделение запросов,связанное со сроками их исполнения.

Этап 3. Рассмотрение запроса руководством архива для передачи на исполнение в профильное структурное подразделение или конкретному исполнителю.

Этот этап может включать разный набор действий и разную их последовательность.

Зарегистрированный запрос в день его регистрации рассматривается руководством архива или уполномоченным должностным лицом (лицами) и направляется на исполнение в профильное структурное подразделение или непосредственному исполнителю, что фиксируется в резолюции на запросе.

Правомочность получения заявителем запрашиваемой информации.

Запросы социально-правового характера, поступившие от граждан и организаций и касающиеся других лиц, принимаются на исполнение при наличии нотариально заверенной доверенности от субъекта информации (в случае его смерти – от наследника субъекта информации). В тексте заявления гражданина или запроса организации должно быть написано, что заявитель или организация на основании доверенности уполномочены получить запрашиваемые сведения. Далее указывается, кем и когда была выдана доверенность, ее номер.

В случае поступления заявления от гражданина или запроса от организации о представлении конфиденциальных сведений о другом физическом лице при отсутствии доверенности на получение такой информации в ответе на запрос сообщается, что запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа и не может быть выдана, называется причина, по которой запрос не был принят к исполнению, приводится ссылка на нормативный документ, обосновывающий отказ. Далее дается рекомендация обратиться в организацию, имеющую право на доступ к конфиденциальной информации, например, в судебные органы, поскольку при условии заведения дела судебные органы имеют право на доступ к конфиденциальной информации, касающейся существа вопроса.

Этап 4. Рассмотрение запроса руководством профильного структурного подразделения для передачи исполнителю, специализирующемуся на исполнении запросов данной тематики.

Если запрос поступает в профильное структурное подразделение, то дальнейшую работу с ним до передачи непосредственному исполнителю, проводит руководитель этого структурного подразделения.

На этом этапе, как правило, исполняется:

проверка правомочности получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

проверка запроса на повторяемость;

определение степени полноты сведений, содержащихся в запросе;

определение местонахождения архивных документов для исполнения запроса;

выявление конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос в случае отсутствия в архиве запрашиваемой информации и др.

Этап 5. Проверка на повторяемость.

Повторным считается запрос, поступивший от одного и того же лица или организации по одному и тому же вопросу, если:

заявитель не удовлетворен направленным ему ответом;

не получил ответ в установленный срок и вновь послал тот же запрос.

Не считаются повторными запросы одного и того же лица, но по разным вопросам.

Программа по регистрации запросов социально-правового характера может обеспечивать автоматическую проверку на повторяемость каждого поступившего запроса.

Проверка запроса на повторяемость позволяет:

выделить повторно присланные запросы, не подлежащие исполнению, поскольку они не содержат дополнительную по сравнению с предыдущими запросами информацию (см. п. 2.4.);

использовать зафиксированную в базе данных информацию предыдущего ответа для дальнейшего поиска (в том случае, если новый запрос содержит дополнительную информацию).

Запрос проверяется на повторяемость за 5 лет. В случае получения повторного запроса рядом с регистрационным штампом, поставленным на новый запрос, необходимо указать номер первого запроса.

Изучение запроса с целью определения степени полноты содержащейся в нем информации и ее достаточности для начала поисковой работы предполагает возможность обращения к заявителю для получения дополнительных сведений. Если исполнение запроса требует дополнительных сведений, руководитель профильного структурного подразделения (или назначенный им сотрудник) определяет набор необходимой для уточнения информации и возможные пути ее поиска и сообщает об этом заявителю, при возможности по телефону (при этом на запросе ставится отметка, фиксирующая дату телефонного разговора, сведения, которые были сообщены заявителем, подпись исполнителя), или в письме, написанном на бланке письма архива и подписанным руководством архива.

В случае, когда исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, копии запроса с сопроводительными письмами архива направляются в соответствующие организации для исполнения. В сопроводительном письме архива указывается, куда необходимо направить подготовленный ответ: адрес заявителя и/или адрес архива.

При поступлении в архив непрофильного письменного запроса, в том числе и по электронной почте, руководитель профильного структурного подразделения пересылает запрос с сопроводительным письмом, подписанным руководством архива, в соответствующую организацию (другой архив, государственный орган или организацию), если она известна, и письменно информирует об этом заявителя. Возможно, при пересылке непрофильного запроса указать на письме после адреса организации фамилию, имя, отчество и адрес заявителя с пометкой «для сведения». Заявителю отсылается копия письма.

В том случае, если нельзя определить, в какую организацию следует отправлять запрос, заявителю посылается информационное письмо об отсутствии в архиве документов, содержащих запрашиваемую информацию, и возможный алгоритм дальнейшего поиска: какую информацию следует уточнить заявителю и, в случае ее уточнения, в какой архив или организацию ему следует направить свой запрос.

После завершения этой работы, руководитель профильного структурного подразделения назначает непосредственного исполнителя, информация о котором вносится в Базу данных.

При выборе исполнителя учитывается сложность запроса, сроки его исполнения, специализация сотрудника, его квалификация и опыт, знания состава и содержания документов архива, загруженность, сложность запросов, уже находящихся у него на исполнении и т.д.

Запросы с визой руководства архива «Контроль» отдаются на исполнение сотрудникам в первую очередь.

Этап 6. Сбор информации для ответа.

Этот этап предполагает работу с печатными справочниками, научно-справочным аппаратом архива для выявления фондов и дел, содержащих запрашиваемую информацию: путеводителями, указателями, картотеками, описями и др. Большую помощь оказывают электронные базы данных с информацией о: изменении административно-территориального деления и передаче в связи с этим архивных фондов; организациях, существовавших и существующих на данной территории; составе и содержании фондов архива.

Данные об административно-территориальных границах уточняются на начальном этапе работы по исполнению запросов. В случае несовпадения архивных данных с данными заявителя, которые связаны с административно-территориальными изменениями, переименованиями территорий, населенных мест: губерний, областей, уездов, районов, городов, сел, необходимо указать в ответе заявителю старые и новые названия населенных пунктов для подтверждения того, что это один и тот же объект.

Порядок просмотра фондов и дел для подготовки справки определяет, как правило, непосредственный исполнитель. Большую помощь исполнителю могут оказать памятки по исполнению запросов разной тематики, подготовленные с учетом действующей нормативной базы и специфики состава и содержания фондов данного архива.

Если запрос относится к категории платных, следует известить об этом заявителя.

Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.

При поиске запрашиваемой информации следует помнить о сроках исполнения запросов социально-правового характера.

Срок пересылки непрофильного запроса в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставление ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.

Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы исполняются на основании просмотра описей, каталогов.

Срок исполнения запросов, требующих обращения к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней.

Сроки ответа на запросы регламентированы Методическими рекомендациями (п. 5.8.3.) [9].

Рекомендуется в ускоренном порядке рассматривать социально-правовые запросы:

граждан, достигших 80-летнего возраста;

участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов;

граждан, удостоенных звания Герой Советского Союза, Герой России, Герой Социалистического труда и лиц, приравненных к ним;

граждан, принимавших участие в ликвидации последствий Чернобыльской аварии;

по медицинским показателям при наличии медицинского заключения;

в связи с потерей кормильца;

для оформления инвалидности при досрочном выходе на пенсию.

Этап 7. Подготовка ответа.

На каждый запрос физического лица готовят ответ. В ответ в архиве может быть подготовлено три вида документов: архивная справка, архивная выписка и архивная копия. ГОСТ Р. 7.0.8–2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет их так [14]:

Архивная справка - документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").

При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника. В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.

В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).

В случае необходимости составляется сопроводительное письмо, в котором могут даваться пояснения к вызывающим сомнения данным. К справке могут прилагаться как копии документов, так и выписки из них, относящиеся к теме запроса.

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

Архивная выписка - документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения».

Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.

Помимо основных форм ответов на запросы, архив может составлять информационное письмо либо по собственной инициативе, либо в ответ на запрос пользователя. Письмо содержит сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем документов.

Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.

Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

Если документа в архиве не оказалось и предоставить запрашиваемую информацию невозможно, то ответ все равно готовят. Это будет письмо-отказ, в котором:

заявителю сообщается, что запрашиваемых им сведений в документах архива нет;

приводятся рекомендации, куда можно обратиться с запросом (например, в государственный архив).

На письмах-отказах с сообщениями о том, что запрашиваемые документы были утеряны или с ними что-то случилось (сгорели, утонули, украдены), ставится, при ее наличии, печать организации.

Необходимо учитывать и в запросе, и в ответе на него, что за прошедшие годы могло измениться наименование организации, или произойти ее реорганизация, – в этом случае все документы находятся у правопреемника. В приведенном ниже примере отражена такая ситуация: вначале 1990-х гг. заявительница работала на государственной мебельной фабрике, а сегодня она обращается в публичное акционерное общество. Сведения о переименовании организации вошли и в ответ.

Точно так же изменения могли коснуться и персональных данных заявителей, точнее – заявительниц.

Этап 8. Направление ответа заявителю.

Информационные документы архива высылаются по почте, как правило, простыми письмами, подлинные документы – ценными. В случае, когда необходимо минимизировать возможность получения информационного документа архива лицом, не имеющим на это право, ответ следует посылать на предъявителя. Если ответ содержит сугубо конфиденциальную информацию, связанную с усыновлением (удочерением), понесенным физическим и моральным насилием и т.п. целесообразно оговорить с заявителем форму получения информации. Ему может быть предложено забрать информационный документ архива при личном приеме, исключающем получение информации посторонним лицом. Перед отправкой информационного документа на первом и втором его экземпляре ставится исходящий номер, соответствующий входящему, и дата отправления. В базе данных отмечается характер ответа, его краткое содержание и дата отправления.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа – "апостиля". Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

Росархив проставляет апостиль на архивные справки, архивные копии и архивные выписки, подготовленные федеральными органами исполнительной власти (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и федеральными государственными архивами. Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской федерации в области архивного дела проставляют апостиль на архивные справки, архивные копии, архивные выписки, подготовленные архивами и иными органами, и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом по почте непосредственно в адреса заявителей.

Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в МИД России.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдается ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля в отделениях Сберегательного Банка России. Государственная пошлина за проставление апостиля не взимается в тех случаях, когда запросы социально-правового характера поступили в архив через дипломатические представительства и консульские учреждения.

Анализ процесса исполнения запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области «Камышловский педагогический колледж» - многопрофильное образовательное учреждение. В соответствии с Уставом колледжа, основными целями его деятельности являются:

осуществление образовательной деятельности по образовательным программам среднего профессионального образования и (или) по программам профессионального обучения;

осуществление образовательной деятельности по образовательным программам, указанным в подпунктах 2 и 4 пункта 19 Устава;

удовлетворение потребности граждан в получении профессионального образования в соответствии с федеральными государственными образовательными стандартами;

создание комплекса условий, обеспечивающих получение качественного образования [45].

В ходе работы сотрудников учреждения, а также обучающихся появляются документы, образующиеся в результате их деятельности. Данные документы хранятся в структурных подразделениях, часть из них подлежит постоянному хранению и передается в архив.

Архив является структурным подразделением организации. Его деятельность регулируется локальным нормативным актом: Положением об архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж». Архив выполняет следующие функциональные задачи:

осуществление приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности Организации, в соответствии с действующим законодательством РФ;

осуществление отбора, подготовки и передачи документов на хранение в государственные архивы в соответствии с действующим законодательством;

осуществление организационно-методического руководства деятельностью структурных подразделений Организации в области делопроизводства и архивного дела;

обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве;

подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в Организации;

участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнения управленческих решений руководства Организации;

повышение уровня грамотности работников Организации и студентов специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение в области делопроизводства и архивного дела [35].

Работа и осуществление данных функциональных задача возлагается на работника архива.

В своей деятельности архивариус руководствуются следующими нормативными документами:

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации";

Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст);

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016))

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526);

Положение об архиве государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения Свердловской области «Камышловский педагогический колледж» (утв. Приказом от 24.09.2018г. №220-ОД)

Как и во многие организации в колледж поступают запросы социально-правового характера, требующие обращения в архив.

В ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» поступают запросы на различные тематики, например:

запросы на восстановление диплома;

запросы на подтверждение диплома;

запросы на подтверждение обучения;

запросы сотрудников организации о ветеранах колледжа, о выпускниках;

запросы бывших сотрудников о стаже работы в организации.

Все запросы приходят в приемную директора колледжа и регистрируется по всем правилам, после изучения содержания запросов, они направляются в соответствующее структурное подразделение для исполнения: по отчисленным студентам запросы идут в учебный отдел, по уволенным сотрудникам - в отдел кадров.

На первом этапе в структурном подразделении запросы рассматриваются: выясняется цель запроса, и проверяются документы, удостоверяющие личность человека. Во время поиска информации для ответа на запрос часто требуется обращение в архив. Обращение в архив оформляется в форме заявки. Проанализировав, заявки на поиск информации и документов в архиве, было выявлено, что не всегда предоставляют достаточное количество информации для поиска, в связи с этим возникает проблема в поиске, и поэтому требуется запрашивать дополнительные данные. Решением данной проблемы станет ведение единой формы заявки в архив на поиск информации и документов, что значительно сократит время сотрудника на поиск.

На следующем этапе работы архивариус, получив заявку от структурного подразделения, осуществляет сбор информации для ответа. Главной задачей в исполнении запроса считается быстро осуществить поиск нужной информации и не нарушить сроки. Поиск осуществляется в 3х-дневный срок. После того как необходимая информация найдена, она направляется в соответствующее структурное подразделение для оформления ответа.

Чаще всего ответом на запрос является справка.

Ответ оформляется, распечатывается и отправляется на подпись директору колледжа. После чего отправляется заявителю по почте, либо передается лично.

Проанализировав два ответа на запросы по студентам, обучавшимся в колледже на предмет оформления реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" были выявлены следующее замечание: реквизит адресант оформлен не по прописанным в ГОСТе требованиям: текст не центрирован, а также неверно расположена должность адресанта с названием организации. Оформление остальных необходимых реквизитов соответствует требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В связи с тем, что в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» отсутствуют формы ответов на запросы, следовательно, при подготовке и оформлении запросов тратится большое количества времени у специалиста, от чего могут появляться опечатки в тексте, нарушению требований ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Для устранения данных проблем, рационализации работы специалиста, поможет создание альбома форм документов по исполнению запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж, который содержит формы заявок в архив на поиск документов и формы ответов на запросы.

Общая характеристика компонентов альбома форм документов по исполнению запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Альбом форм представляет собой сборник унифицированных форм документов, составленный и оформленный в установленном в организации порядке.

Альбом форм документов предполагают унификацию документов организации. Унификация форм документов заключается в:

- определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

- установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;

- унификация текста документа.

Основная цель внедрения альбома форм – регламентация форм документов, оформляемых при исполнении запросов, поступающих в организацию, а также рационализация деятельности специалиста, оформляющего эти запросы [15].

Для создания альбома форм были выделены следующие этапы по его разработке:

- определение структуры альбома форм;

- состава документов, включаемых в альбом;

- оформление документов;

- формирование альбома унифицированных форм.

Альбом форм документов по исполнению запросов имеет следующую структуру:

титульный лист;

содержание;

рекомендации по использованию бланков;

унифицированные формы документов с заполненными примерами.

Содержание альбома форм составлено в определенной форме. Логика состоит в том, что формы документов представлены в том порядке, в котором исполняется запрос.

В рекомендациях к альбому форм прописываются особенности работы с ним.

Альбом состоит из шести следующих форм:

форма заявки в архив на поиск документов;

архивная справка;

архивная выписка;

информационное письмо;

письмо-отказ.

К каждой форме прилагается образец заполнения.

Использование альбома форм документов по исполнению запросов предполагается в электронной форме. Все формы созданы в отдельных файлах и размещены в одной папке.

Форма – стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная и переменная информация.

Основные требования к форме и оформлению реквизитов определены ГОСТом Р 7.09-2016 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов». Знание этих требований позволит овладеть рациональными приемами работы с документами, сэкономить время на их составление и обработку.

Формы имеют формат – А4 (210x297мм).

Формы документов, содержащихся в альбоме форм, имеют поля:

– левое – не менее 20 мм;

– верхнее – не менее 20 мм;

– правое – не менее 10 мм;

– нижнее – не менее 20 мм [13].

Бланки каждого вида изготавливаются с угловым расположением реквизитов.

Формы составляются по одному вопросу, что ускоряет его рассмотрение и способствует правильному формированию дел.

Тексты документов составлены с соблюдением следующих принципов: предельная краткость, исключение лишней информации, объективность содержания, точность фактов, четкость словесных формулировок, не допускающих различных толкований.

Документы, разработанные на основании других документов, содержат в тексте ссылку на них или имеют в конце приписку «Основание:...» с указанием названия, даты и номера документа.

Обоснование способов оценки альбома форм по исполнению запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» как средства рационализации процесса исполнения запросов граждан

Оценка разработанного нами продукта осуществлялась на основе таких методов, как: экспертная оценка, хронометраж и анкетирование.

Экспертная оценка - это оценка параметров процессов или предметов, которые невозможно непосредственно измерить, либо применить любые точные науки, поэтому оценка проводится на основании профессионального опыта специалиста.

Экспертная оценка применяются для прогнозирования, если недостаточно статистических данных. Кроме того, она используются для количественного измерения текущих событий, если невозможны другие методы, например, при оценке важности целей и предпочтительности различных вариантов маркетинговых стратегий или инструментов.

Экспертная оценка применяются на любом этапе исследования: в определении цели и задачи самого исследования, в построении и проверке гипотез, при выявлении проблемных ситуаций, в ходе интерпретации каких-либо процессов, событий или фактов, для обоснования адекватности используемого инструментария, в процессе выработки рекомендаций и т.д. Экспертные методы оценки применяют в ситуациях, когда выбор, обоснование и оценка решений не могут быть выполнены на основе точных расчетов.

При подборе экспертов необходимо учитывать их компетентность в данных вопросах, а также обладание определенным опытом в областях, соответствующих решаемым задачам.

Эксперты перед вынесением суждения должны тщательно и с разных сторон рассмотреть представленную проблему [8].

Проводить оценку продукта будут три эксперта колледжа: секретарь учебного отдела, делопроизводитель и преподаватель по архивоведению.

Данные специалисты были выбраны в связи с тем, что каждый из них, обращается к документам архива, в своей профессиональной деятельности.

Экспертная оценка проводится с помощью листа экспертной оценки, форма которой представлена в Приложение 1.

Лист экспертной оценки состоит из сведенья об эксперте, в которой указаны основные данные эксперта, критерии и показатели оценивания.

Все показатели листа оценки делятся на две группы:

оформление альбома форм документов по исполнению запросов граждан;

содержание альбома форм документов по исполнению запросов граждан;

Лист экспертной оценки будет заполняться на основе следующих критериев оценки: 2 - полностью проявляется; 1 – частично проявляется; 0 – не проявляется.

На основе результатов экспертов будет заполнена сводная таблица в которой будет подсчитан средний балл. Форма сводной таблицы представлена в Приложение 2.

Средний балл будет переведен в уровень по следующей шкале: 1,7 - 2 - высокий уровень; 1 - 1,6 - средний уровень; 0,5 - 0,9 - низкий уровень; 0- 0,4 - недопустимый уровень.

Следующим методом для оценки разработанного продукта стал хронометраж.

Хронометраж – это метод изучения затрат рабочего времени путем наблюдения и измерения отдельных повторяющихся элементов операции.

При хронометраже объектом изучения является производственная операция или ее элементы, выполняемые рабочим или их группой на определенном рабочем месте.

Цели проведения хронометража:

установление норм времени и получение данных для разработки нормативов по труду;

совершенствование организации трудового процесса на рабочем месте.

При непрерывном хронометраже все элементы работы исследуются в порядке их выполнения.

Хронометраж выполняется в три этапа:

1) подготовка к наблюдению;

2) проведение наблюдения;

3) обработка результатов и анализ результатов наблюдения.

По специальным технологическим таблицам определяется число необходимых замеров в зависимости от требуемой точности и нормативного коэффициента устойчивости хроноряда.

Составляется хронометражная карта, в которой записываются элементы операций, точки замеров, которые определяют моменты начала и окончания каждого элемента операции, продолжительность выполнения элементов, количество наблюдений и другие. Каждый элемент подвергается многократным замерам, которые образуют хронометражные ряды. Форма хронометражной кары представлена в Приложение 3.

На основе карты хронометража, планируется сделать замер, потраченного времени, на подготовку и оформление справки, в качестве ответа на запрос, до внедрения альбома форм и после его внедрения [25].

В хронометражной карте будут проведены замеры следующих показателей:

прием запроса;

сбор информации для ответа;

подготовка ответа.

На основе сопоставления результатов первого и второго замеров, будут осуществляться выводы о действенности продукта.

При помощи следующего метода, который мы использовали, можно с наименьшими затратами получить высокий уровень массовости исследования. Данный метод называется анкетирование.

Анкетирование - это письменный вид опроса, при котором контакт между исследователем и опрашиваемым (респондентом) осуществляется при помощи анкеты.

Анкета - это документ, в котором вопросы, адресованные определенному множеству людей: она предполагает, что каждый человек входящий в эту совокупность, даст на них ответы. Поэтому анкетой нельзя называть любую совокупность вопросов.

Данный метод обладает следующими достоинствами:

высокой оперативностью получения информации;

возможностью организации массовых обследований;

сравнительно малой трудоемкостью процедур подготовки и проведения исследований, обработки их результатов;

отсутствием влияния личности и поведения опрашивающего на работу респондентов;

При разработке анкеты формулируются утверждения, которые необходимо подтвердить или опровергнуть с помощью анкеты.

Главным компонентом анкеты является не вопрос, как таковой, а серия вопросов, отвечающая общему смыслу исследования. Анкета состоит из двух частей: вводная часть и основная часть.

Во вводной части указываются данные о специалисте.

Следующая часть – основная. Её цель – сбор информации. Логика построения вопросов основной части заключается в том, что первыми идут контактные вопросы. После контактных вопросов идут основные вопросы. Ответы на них дают основную информацию по интересующей исследователя проблеме. На последнем месте в этой части анкеты ставятся заключительные вопросы. Главная их функция – снять психологическое напряжение у респондентов, дать почувствовать, что сделана большая и нужная работа. В связи с возможной усталостью респондента, это должны быть наиболее простые вопросы, ответы на которые не требуют сильного напряжения памяти, внимания и т.п. [5].

Для того чтобы оценить нашу разработку, было составлено две формы анкеты. Первичное анкетирование будет проводиться до использования продукта, а вторичное уже после. Формы данных анкет представлены в Приложение 4 и Приложение 5.

Анкета, проводимая до внедрения альбома форм, предназначена для определения проблем в процессе исполнения запросов граждан в организации, также определяется необходимость внедрения продукта, содержащего формы ответов на запросы. Данная анкета поможет определить целесообразность оформления и введения продукта.

Анкета, проводимая после внедрения разработки, предназначена для оценки альбома форм документов по исполнению запросов, содержащего формы ответов на запросы и определения эффективности работы при использовании продукта, в деятельности специалиста.

Далее будут сопоставлены две анкеты: первичная и вторичная, и на основе полученной информации, будут сделаны выводы об оптимальности и актуальности разработанного продукта.

Анализ результатов пробации альбома форм по исполнению запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

В ходе работы над дипломным проектом был разработан план внедрения альбома форм документов по исполнению запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» (Приложение 6).

Внедрение альбома форм документов по исполнению запросов граждан осуществлялось в архиве государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения Свердловской области «Камышловский педагогический колледж» в рамках преддипломной практики с 06.05.2019 по 01.05.2019.

Работа по внедрению альбома форм документов по исполнению запросов граждан была организована в 3 этапа.

На первом этапе, в ходе производственной преддипломной практики, в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж», секретарю учебной части было предложено заполнить анкету оценки процесса исполнения запросов граждан в архиве организации (Приложение 4). Данный специалист был выбран в связи с тем, что в данную организацию приходят различные виды запросов, часть из которых, после регистрации и рассмотрения руководителем, направляются в соответствующее структурное подразделение для исполнения, в том числе учебный отдел колледжа.

Проанализировав, ответы анкеты оценки процесса исполнения запросов можно сделать вывод, что запросы в организацию поступают довольно часто и большинство из них требуют обращение в архив. Кроме того, было выявлено, что при подготовке и оформлении ответов на запросы, основной проблемой является возможность найти информацию для ответа, а также в ответах на запросы граждан встречаются опечатки в оформлении реквизитов.

Далее нами был проведен хронометраж затрат времени на подготовку и оформление ответов на запросы (Приложение 3). При проведении первичного хронометража, мы замеряли затраты времени на следующие показатели:

прием запроса;

сбор информации для ответа;

подготовка ответа.

На основе результатов первого замера мы видим, что на прием запроса и на сбор информации для ответа тратиться в общем 42 минуты, что довольно долго. Помимо этого, подготовка и оформление ответа занимает 29 минут.

При организации первого хронометража, осуществляя поиск документа, выявилась еще одна проблема - предоставление в архив не полной информации в заявке, что усложняет поиск документа в архиве. Исходя из этого, чем больше информации заявитель предоставит в своем запросе, тем быстрее будет найден необходимый документ в архиве. Поэтому время, затраченное на сбор информации будет зависеть от первого показателя прием запроса, а подготовка ответа зависеть от того будет ли найдена запрошенная информация.

В заключение, данного этапа мы пришли к выводу, что для решения выявленных проблем в процессе исполнения запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» поможет альбом форм документов по исполнению запросов граждан.

На втором этапе внедрения, разработанный альбом форм документов по исполнению запросов граждан, был предложен специалисту для работы. На основе данного альбома форм специалистом была подготовлена одна справка, в связи с тем, что за период практики, в организацию поступил только один запрос.

На третьем этапе по окончанию практики, секретарю учебного отдела была предложена анкета оценки результатов внедрения альбома форм документов по исполнению запросов граждан (Приложение 5). По результатам анализа анкеты и работы с данным альбомом было выявлено следующее:

данный продукт является оптимальным способом рационализации процесса исполнения запросов граждан, т.к. он сокращает время, затраченное на подготовку и оформление запросов, а также облегчает поиск документов для исполнения запроса;

альбом форм устанавливает четкие и логично выстроенные формы ответов на запросы, а также заявок, оформленные в соответствии с ГОСТ и устраняет проблему, связанную с неправильным оформлением реквизитом в документе.

Кроме анкетирования, также был проведен вторичный хронометраж затрат времени на подготовку и оформление ответов на запросы с использованием альбома форм. На основе этих результатов мы увидели, что альбом форм помог значительно сократить время, затрачиваемое на подготовку и оформление ответов.

Для того чтобы сравнить результаты двух замеров была составлена диаграмма, в которой можно чётко увидеть изменения в замерах затрат времени на подготовку и оформление ответов на запросы.

Рисунок 1 Результаты двух замеров затрат времени на подготовку и оформление ответов на запросы

В данной диаграмме, мы видим, что формы, предложенные в нашем продукте, помогли сократить время, затрачиваемое на подготовку и оформление ответов на запросы, что также подтверждает рационализацию процесса подготовки ответов на запросы граждан.

Последним шагом в данном этапе, было проведение экспертной оценки специалистами. Оценку продукта проводили три эксперта: секретарь учебного отдела, делопроизводитель и преподаватель по архивоведению ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Эксперты оценивали два показателя:

оформление документа;

содержание документа.

Каждый из экспертов зафиксировал свои результаты оценивания в индивидуальной карте экспертной оценки (Приложение 1). После этого была заполнена сводная таблица, в которой мы сопоставили и подвели средние баллы по всем оцениваемым показателям (Приложение 2).

Таблица 1 - Сводная таблица результатов экспертного оценивания альбома форм документов

По данным таблицы можно сделать следующие выводы: все эксперты на высоком уровне оценили оформление документа и всех реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», а также стиль изложения текста документов, входящих в Альбом форм на соответствие нормативно закрепленным требованиям к данному виду документа и наличие всех необходимых форм документов по исполнению запросов граждан.

Один из показателей об уникальности форм к разным видам запросов оценён двумя экспертами на 1 балл, в связи с тем, что текст форм, входящих в Альбом не позволяет оформить запросы на различные темы.

Средний балл по всем показателям – 1,9, что свидетельствует высокому уровню оценки.

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что внедрение альбома форм документов по исполнению запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» позволяет рационализировать работу специалиста, ответственного за исполнение запросов, экономит его рабочее время и устраняет проблему, связанную с неправильным оформлением реквизитом в документе.

Министерство образования и молодежной политики Свердловской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Свердловской области

«Камышловский педагогический колледж»

Альбом форм документов по исполнению запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Камышлов, 2019

Альбом форм документов по исполнению запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж». – Камышлов: ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж», 2019.

Исполнитель:Щенникова Н.Ю.студентка 3 ^доуа группы

Руководитель: Порсина А.В., преподаватель

Содержание

Пояснительная записка

Формы ответов на запрос:

Форма заявки на поиск документов

Пример заполнения формы заявки на поиск документов

Форма справки

Пример заполнения формы справки

Форма выписки

Пример заполнения формы выписки

Форма копии

Пример заполнения формы копии

Форма письма-отказа

Пример заполнения формы письма-отказа

Пояснительная записка

Унифицированные системы документации - это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации

Альбом форм является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющий на оперативность и качество управления.

Основная цель внедрения альбома форм – регламентация форм документов, оформляемых при исполнении запросов, поступающих в организацию, а также рационализация деятельности специалиста.

Альбом форм решает такие проблемы как трату наименьшего количества времени у специалиста на подготовку и оформление запроса, а также исключает опечатки в тексте.

Альбом форм документов по исполнению запросов граждан состоит из шести форм:

форма заявки в архив на поиск документов;

справка;

выписка;

копия;

письмо-отказ.

К каждой форме прилагается образец заполнения.

Использование альбома форм документов по исполнению запросов предполагается в электронной форме. Все формы созданы в отдельных файлах и размещены в одной папке.

Форма – стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная и переменная информация.

Основные требования к форме и оформлению реквизитов определены ГОСТом Р 7.09-2016 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов». Знание этих требований позволит овладеть рациональными приемами работы с документами, сэкономить время на их составление и обработку.

Формы имеют формат – А4 (210x297мм).

Формы документов, содержащихся в альбоме форм, имеют поля:

– левое – не менее 20 мм;

– верхнее – не менее 20 мм;

– правое – не менее 10 мм;

– нижнее – не менее 20 мм.

Бланки каждого вида изготавливаются с угловым расположением реквизитов.

Формы составляются по одному вопросу, что ускоряет его рассмотрение и способствует правильному формированию дел.

Тексты документов составлены с соблюдением следующих принципов: предельная краткость, исключение лишней информации, объективность содержания, точность фактов, четкость словесных формулировок, не допускающих различных толкований.

Документы, разработанные на основании других документов, содержат в тексте ссылку на них или имеют в конце приписку «Основание:...» с указанием названия, даты и номера документа.

Информация, представленная в примерах является выдуманной.

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Свердловской области

«Камышловский педагогический колледж»

Структурное подразделение

№Номер

ЗАЯВКА

на поиск документов, информации

в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Информация о персональных данных хранится и обрабатывается с соблюдением российского законодательства о персональных данных.

Информацию запросил: должность, ФИО

Данные из архива:

Информацию предоставил: должность, ФИО

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Свердловской области

«Камышловский педагогический колледж»

Учебный отдел

№ 14

ЗАЯВКА

на поиск документов, информации

в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Информация о персональных данных хранится и обрабатывается с соблюдением российского законодательства о персональных данных.

Информацию запросил: секретарь Шакирова Ирина Валерьевна

Данные из архива:

Информацию предоставил: Архивариус Порсина А.В.

ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» подтверждает, что ФИО - год рождения г.р. действительно информация по запросу

Основание для получения данных: Наименование документа, подтверждающего информацию

Справка выдана для предоставления по месту требования.

ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» подтверждает, что Лебедева Лариса Сергеевна – 15.06.1993 г.р. действительно обучалась в данном учебном заведении в заочной форме обучения по специальности: 050711 Социальная педагогика

с 01.09.2008 г. (приказ о зачислении № 42-Д от 06.08.2008 г.)

по 27.05.2011 г. (приказ об отчислении № 41-Д от 27.05.2011 г.)

Основание для получения данных: Книга приказов за 2008 год, Книга приказов за 2011 год.

Справка выдана для предоставления по месту требования.

Место для выписки из документа

Основание: Наименование документа, подтверждающего информацию

Выписка выдана для предоставления по месту требования.

Утвердить Репину Марию Александровну на должность секретаря ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» с 1 декабря 2010 года.

Основание: Приказ №15-ЛС от 30.11.2010

Выписка выдана для предоставления по месту требования.

О предоставлении копий

В ответ на Ваш запрос о предоставлении запрашиваемая информация, отправляем копию название документа, номер, дата документа.

Копии прилагается в количество экз. на количество стр.

О предоставлении копий

В ответ на Ваш запрос от «15» апреля 2019 г. исх. № 7, отправляем копию договора № 34 от 12.04.2018, доп. Соглашение к договору №34 от 13.04.2018 г.

Копии прилагается в 1 экз. на 2 листах

Об отказе в предоставлении информации

В ответ на Ваш запрос о запрашиваемая информация Ф.И.О.,       года рождения не могут быть предоставлены по причине причина.

Об отказе в предоставлении информации

В ответ на Ваш запрос о подтверждении обучения Уткиной Екатерины Алексеевны, 15.07.1928 года рождения не могут быть предоставлены по причине отсутствия в архиве документов за 1944 год, в связи с окончанием сроков хранения.

Список источников и литературы

А.А. Борщева. Анализ исполнения социально-правовых запросов в ЦДНИ ТО 01.2004–10, 2007 URL: https://cdnito.tomsk.ru/2007/04/04/а-а-борщева-анализ-исполнения-социаль/ (дата обращения: 17.04.2019).

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник.- М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 345 с.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Андреева В.И. Справочник секретаря и офис-менеджера. №11. 2015. -95 с.

Анкетирование как метод исследования URL: https://studfiles.net/preview/6339308/page:27/#6339308 (дата обращения: 25.03.2019).

Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: учеб. для сред. спец. учеб. заведений. – М., 1996. – 220 с.

Использование запросов социально-правового характера. URL: https://www.bibliofond.ru/view.aspx?id=796607 (дата обращения: 17.11.2018).

Экспертная оценка. URL: https://biznes-prost.ru/ekspertnaya-ocenka.html (дата обращения: 17.04.2019).

Волкова И. В. Особенности исполнения социально-правовых запросов на современном этапе развития архивного дела // Вестник архивиста. - 2014. - № 2. - С. 27-29.

Горчакова- Педагогическое проектирование: учебное пособие для высших учебных заведений. - М.: издательский центр "Академия", 2005.

Автократов, В.И. Теоретические проблемы отечественного архивоведения / В.И. Автократов. – М.: Изд-во РГГУ, 2001. – 396 с.

Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение: учеб. – пособие /О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова. – Пенза, 2005. – 132 с.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

ГОСТ Р. 7.0.8–2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Альбом форм. URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=13544 (дата обращения: 10.03.2019).

Исполнение запросов. URL: https://studme.org/199710/istoriya/ispolnenie_zaprosov(дата обращения 12.10.2018).

Исполнение запросов социально - правового характера.URL:http://studbooks.net/1323216/menedzhment/ispolnenie_zaprosov_sotsialno_pravovogo_haraktera (дата обращения: 05.11.2018).

Консультант Плюс надежна правовая поддержка // Основные правила работы архивов организаций. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/b829081413e7544aac093b848663f796d71c95e6/ (дата обращения: 15.11.2018).

Крайская З.В. Архивоведение: учебник для сред. спец. учеб. заведений. / Крайская З.В., Челлини Э.В. - Москва: НОРМА, 1996. – 224 с.

Кузина И. Л. Архивное право. Комсомольск-на-Амуре, 2011. - 136с.

Ларин М.В., Янковая В.Ф. Электронные документы и научно-методическое обеспечение управления ими в делопроизводстве и архиве // Отечественные архивы №3. 2014. с. 43-49.

Хронометраж как метод изучения рабочего времени.URL: https://lektsii.org/7-10151.html (дата обращения: 25.11.2018).

Маклафлин, Б. Объектно-ориентированный анализ и проектирование / Б. Маклафлин. - СПб.: Питер, 2013. - 608 c.

Малышева С.Ю. Основы архивоведения: Учебное пособие. Казань: изд-во «Хэтер», 2002.

Хронометраж: цели, методика проведения. URL: https://megalektsii.ru/s6331t8.html (дата обращения: 25.04.2019).

Метод учебного проекта в образовательном учреждении: Пособие для учителей и студентов педагогических вузов. - М.: АРКТИ, 2003.

Методика и организация исполнения запросов социально-правового характера. Методические рекомендации / Российский государственный архив экономики. - М., 1994. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД №9569.

Методы анализа данных, оценивания и выбора в системных исследованиях/Сборник трудов. - Вып.14. - М.: ВНИИСИ, 2006. - 124 с.

Молоканова, Н.П. Курсовое и дипломное проектирование: Учебное пособие / Н.П. Молоканова. - М.: Форум, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 88c.

Организация исполнения запросов социально-правового характера в РГАНИ. М., 1999.

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах / Отечественные архивы. 1993. № 5.

Оформление документов // Как оформить памятку URL: https://www.kakprosto.ru/kak-97045-kak-oformit-pamyatku (дата обращения: 24.11.2018).

Оформляем альбом унифицированных форм. // Электронный журнал. 2008 № 11. URL: https://hr-portal.ru/article/oformlyaem-albom-unificirovannyh-form (дата обращения: 27.11.2018).

Перечень сведений конфиденциального характера. – М., 1997.

Положение об архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» (Утверждено приказом ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» от 24.09.2018г. № 220-ОД).

Понятие социально-правового запроса URL: http://ntgia.ru/?page_id=1475 (дата обращения: 10.11.2018).

Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» /Отечественные архивы. 1993. № 3.

Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. - М., Изд-во «Юр. колледж МГУ». 2008. - 87с.

Разработка альбома форм документов URL: https://studfiles.net/preview/5131429/page:4/ (дата обращения: 23.03.2019).

Раскин, Д. И. Архивоведение : учебник для академического бакалавриата / Д. И. Раскин, А. Р. Соколов. — Москва : Издательство Юрайт, 2018. — 383 с.

Рекомендации по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемые архивными учреждениями Российской Федерации / Росархив. - М., 2005.

Рузавин Г.И. Методология научного исследования. - М.,1999.

Тельчаров А.Д. Архивоведение: Пособие для подготовки к экзаменам. Москва. Приор-издат. 2004.

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изменениями на 07.12.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. N 1. Ст. 3.

Устава ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» (Приказ Министерства общего и профессионального образования Свердловской области от 16.12.2015 №633-Д).

Федеральное архивное агентство/Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 250 от 20.03.2012.

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (с изменениями на 21.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 31. Ч. 1. Ст. 3448.

Шапиро, В.Д. Управление проектами: Учебное пособие для студентов / И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге; Под общ. ред. И.И. Мазур. - М.: Омега-Л, 2013. - 960 c.

Экспертная оценка URL: https://studfiles.net/preview/5359201/ (дата обращения: 17.04.2019).

Приложение 1

Лист экспертной оценки альбома форм как средство рационализации процесса исполнения запросов граждан в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Ф.И.О. эксперта: _________________________ ОУ _________________________________

Должность: ______________________________ стаж _________________

Критерии оценки степени проявления показателей: 0 б. - не проявляется;

1 б. – проявляется минимально, 2 б. – проявляется оптимально.

Шкала перевода среднего балла в уровень: 1,7 – 2 – высокий уровень;

1 – 1,6 – средний уровень; 0,5 – 0,9 – низкий уровень; 0 – 0,4 – недопустимый уровень.

Общие выводы, рекомендации

Приложение 2

Сводный лист результатов экспертной оценки альбома форм как средство рационализации процесса исполнения запросов граждан в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Ф.И.О. экспертов: ___________________________________________________________ ОУ__________________________________________________________________________

Критерии оценки степени проявления показателей: 0 б. - не проявляется;

1 б. – проявляется минимально, 2 б. – проявляется оптимально.

Шкала перевода среднего балла в уровень: 1,7 – 2 – высокий уровень;

1 – 1,6 – средний уровень; 0,5 – 0,9 – низкий уровень; 0 – 0,4 – недопустимый уровень.

Общие выводы, рекомендации

Подпись эксперта ______________ (______________)

Подпись эксперта ______________ (______________)

Подпись эксперта ______________ (______________)

Приложение 3

Карта хронометража

Наименование организации: _______________________________________, структурное подразделение – ______________________.

Дата и время проведения 1 замера: _____________

Дата и время проведения 2 замера: _____________

Наблюдатель: __________________________________

Наблюдательный лист

хронометража затрат времени на подготовку и оформление ответов на запросы

Приложение 4

Анкета

оценки процесса исполнения запросов граждан в архиве ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Занимаемая Вами должность: _____________________________

Стаж в данной должности ________________________________

Часто ли приходят запросы в организацию?

Да;

Нет;

На какие темы чаще всего приходят запросы?

Подтверждение диплома;

Восстановление диплома;

Подтверждение обучения.

Сколько дней в среднем составляет срок исполнения запроса в организации?

___________________

Как часто для поиска информации на запрос требуется обращение в архив?

Очень часто;

Часто;

Редко;

Очень редко.

Какая форма ответа на запрос чаще всего оформляется?

Справка;

Копия;

Выписка;

Всё вышеперечисленное.

Проверяется ли правильность оформления реквизитов ответа на запрос в соответствии с ГОСТ?

Да;

Нет (Обоснуйте ответ).

Какие проблемы возникают при подготовке и оформлении ответов на запросы?

Опечатки в оформлении реквизитов;

Трата большого количества времени на оформление ответов;

Отсутствие информации для ответа;

Все вышеперечисленное;

Другое (Поясните)

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Ваши рекомендации для рационализации процесса исполнения запросов граждан:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Спасибо, что ответили на наши вопросы!

Приложение 5

Анкета

оценки результатов внедрения альбома форм по исполнению запросов

Занимаемая Вами должность: _____________________________

Стаж в данной должности ________________________________

Позволяет ли альбом форм быстро готовить ответы на запросы?

Да;

Нет (Ответ обоснуйте).

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Соответствует ли оформление реквизитов в альбоме форм требованиям ГОСТ?

Полностью соответствует;

Соответствует частично;

Не соответствует.

Какие проблемы позволяет устранить альбом форм?

Опечатки в оформлении реквизитов;

Трата большого количества времени на оформление ответов;

Отсутствие информации для ответа;

Все вышеперечисленное;

Другие (Поясните)

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Планируете ли вы в дальнейшем использовать альбом форм в своей деятельности:

Да;

Нет (Ответ обоснуйте)

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Ваши рекомендации:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Спасибо, что ответили на наши вопросы!

Приложение 6

План деятельности по внедрению разработанного продукта