СОЗДАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ФОРМ В СРЕДЕ ТЕКСТОВОГО ПРОЦЕССОРА WORD

А.С. Шандриков

Витебский государственный политехнический колледж ВГТУ

СОЗДАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ФОРМ В СРЕДЕ ТЕКСТОВОГО ПРОЦЕССОРА WORD

В документообороте существует множество типовых документов, напечатанных на бумажных бланках определённого вида, называемых формами.

Форма – это структурированный документ (бланк), выполненный типографским способом, в который данные письменно вводятся в специально отведённые места [1]. Формы однотипных документов имеют единый формат и внешний вид, что существенно упрощает и ускоряет создание и обработку документов. С развитием электронно-вычислительных средств на смену бумажным бланкам приходят электронные формы, являющиеся аналогами соответствующих бумажных бланков. Это объясняется тем, что по сравнению с бумажными бланками электронные формы обладают рядом преимуществ, в частности, снижается количество ошибок при оформлении документов, отпадает необходимость в посещении государственных органов, так как документы поступают удаленно по электронной почте, экономия времени и др.

В настоящее время электронные формы применяются во всех сферах деятельности. Так, например, с помощью электронных форм заполняются банковские расчётные документы, товарно-транспортные накладные, путевые листы, заявки на участие в различных мероприятиях, анкеты для трудоустройства, документы для получения виз в посольствах и консульских представительствах иностранных государств, заказываются билеты на все виды общественного транспорта и многое другое.

Электронная форма – это структурированный электронный документ (ЭД), содержащий постоянные и заполняемые элементы, являющийся аналогом соответствующей типографской формы – бланка [2].

Постоянные элементы заполняются разработчиком формы и недоступны для редактирования лицу, заполняющему форму. К ним относятся различные пояснения, таблицы с данными, рисунки и другие объекты.

Заполняемые элементы – это поля, в которые при заполнении формы вносятся данные. Одни и те же поля могут содержать различные данные в разных ЭД, созданных по одной и той же форме. Данные в поля вводятся непосредственно с клавиатуры или выбираться из раскрывающихся списков.

Электронную форму целесообразно сохранять как пользовательский шаблон, который является как бы незаполненной формой и может использоваться повторно сколько угодно раз.

Для создания пользовательской электронной формы необходимо:

- определить макет формы;

- настроить Word для создания формы;

- открыть шаблон или документ, на основе которого будет создана форма;

- создать структуру формы (постоянные и заполняемые элементы, выполнить настройку свойств заполняемых элементов);

- выполнить защиту формы;

- сохранить форму как шаблон.

Разработчик электронной формы может определить поля как текстовые,с раскрывающимися спискамиилифлажки. При заполнении формы содержание постоянных элементов недоступно для редактирования.

Создание постоянных элементов

Структурирование и организацию данных на странице рассмотрим на примере формы заявки на участие в студенческой научно-практической конференции, представленной на рис. 1.

Рис. 1. Постоянные элементы электронной формы заявки

Создание электронной формы удобно осуществлять с использованием таблиц и рамок [3, 4]. Суть данного подхода заключается в том, что каждый отдельный постоянный элемент располагается в собственной ячейке таблицы, а соответствующее ему заполняемое поле – в соседней. При этом согласование текстовых фрагментов по высоте выполняется «автоматически». Документ создаётся и оформляется в обычном порядке. Для рассматриваемой электронной формы следует:

- создать таблицу;

- выполнить объединение и разбиение ячеек;

- установить требуемую высоту строк;

- установить параметры шрифта;

- ввести текст;

- сделать границы ячеек невидимыми.

Результат выполнения описанных действий (кроме последнего) представлен на рис. 1.

1.2.2. Создание заполняемых элементов

- подать команду Файл/Параметры/Настроить ленту;

- в открывшемся окне ПараметрыWord перейти в список Настроить ленту, активизировать вкладку Разработчик и щёлкнуть по кнопке OK.

Информация об элементах управления (рис. 2) представлена в табл. 1.

Таблица 1

Для ввода элементов управления содержимым необходимо установить курсор в месте вставки (в соответствующую ячейку таблицы), а затем щёлкнуть по кнопке нужного элемента управления.

Создание элемента Выбор даты:

- установить курсор в третью ячейку первой строки таблицы и щёлкнуть по кнопке 8 (рис. 2). Первоначально поле отобразится как серый прямоугольник;

- щёлкнуть по кнопке Свойства в группе команд Элементы управления (рис. 2);

- в открывшемся окне Свойства элемента управления содержимым (рис. 3) присвоить название Дата оформления. Название элемента отобразится над серым прямоугольником;

Рис. 3. Окно для ввода свойств поля Выбор даты

- выбрать формат отображения датыdd.MM.yyyy и щёлкнуть по кнопке OK;

- щёлкнуть по стрелочке справа от поляДата оформления;

Аналогично указать в соответствующей ячейке таблицы дату приезда. В этом случае присвоить элементу Выбор даты название Дата приезда, а для ввода конкретной даты следует пролистать календарь до нужного месяца и щёлкнуть мышкой по числу приезда.

Создание элемента Обычный текст:

- установить курсор во вторую ячейку третьей строки таблицы и щёлкнуть по кнопке 2 (рис. 2). Поле отобразится как серый прямоугольник;

- щёлкнуть по кнопке Свойства в группе команд Элементы управления (рис. 2);

- в открывшемся окне Свойства элемента управления содержимым (рис. 5) присвоить название Фамилия. Название элемента отобразится над серым прямоугольником;

- щёлкнуть по кнопке OK;

Аналогично создать поля Имя,Отчество,Год рождения,Учреждение образования,Должность и Наименование доклада, присвоив им соответствующие названия.

Рис. 5. Окно для ввода свойств поля Обычный текст

Создание элемента Раскрывающийся список:

- установить курсор во вторую ячейку таблицы напротив постоянного элементаНаименование секции щёлкнуть по кнопке 7 (рис. 2). Поле отобразится как серый прямоугольник;

- щёлкнуть по кнопке Свойства в группе команд Элементы управления (рис. 2);

- в открывшемся окне Свойства элемента управления содержимым (рис. 6) присвоить название Секция. Название элемента отобразится над полем;

Рис. 6. Окно для ввода списка секций

- щёлкнуть по кнопке Добавить;

- в открывшемся окне Добавить вариант (рис. 7) ввести первое наименование секции и щёлкнуть по кнопке OK;

- аналогично ввести наименования всех остальных секций.

Применение для наименования секции раскрывающегося списка позволяет пользователю не вводить его вручную, а выбрать из списка, сформированного разработчиком формы. Для этого пользователю достаточно последовательно щёлкнуть по стрелочке справа от поля Секция и по наименованию выбранной секции в раскрывшемся списке (рис. 8).

Создание элемента Флажок.

Последнее поле формы, требующее ответа на вопрос о гостинице можно оформить в виде флажка. Установленный флажок даёт положительный ответ, снятый флажок – отрицательный. Для создания флажка следует щёлкнуть по кнопке 5 (рис. 2). Установка и снятие флажка осуществляется щелчком мышки по нему или нажатием клавиши Пробел.

Вместо флажка можно было создать полеРаскрывающийся список с двумя вариантами выбора: Да и Нет.

Образец заполненной формы представлен на рис. 9.

Рис. 9. Заполненная электронная форма

1.2.3. Создание пояснительного текста

Пояснительный текст содержит конкретные указания к содержанию поля или его заполнению и тем самым делает создаваемую форму более удобной в использовании. Пояснительный текст показывается в элементе управления по умолчанию, а пользователь должен изменить его в соответствии с приведёнными требованиями. Создание пояснительного текста пояснения для пользователей формы выполняется в следующем порядке:

- в группе Элементы управления (рис. 2) щёлкнуть по кнопке Режим конструктора;

- щёлкнуть по элементу управления, для которого создаётся пояснительный текст. В заполняемом поле появятся открывающий теги (рис. 10). Если в заполняемом поле был ранее введённый текст, то он будет отображаться между этими тегами;

Рис. 10. Заполняемое поле в режиме конструктора до ввода пояснительного текста

- поместить курсор между тегами и ввести или отредактировать пояснительный текст. Примерный результат выполнения данного действия показан на рис. 11;

Рис. 11. Заполняемое поле в режиме конструктора после ввода пояснительного текста

- повторно щёлкнуть по кнопке Режим конструктора чтобы отменить возможность конструирования и сохранить отредактированный пояснительный текст.

1.2.4. Защита формы

Чтобы предотвратить удаление или изменениелюбого элемента управления содержимым, пользователь может установить индивидуальную защиту: щёлкнуть мышкой по элементу управления и в окне свойств (рис. 3, 5 и 6) в группе Блокировка установить флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить.

Перед распространением формы, разработанной для просмотра и заполнения, её следует защитить, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля. Для защиты формы:

- в области задач Ограничить форматирование и редактирование (рис. 13) активизировать раздел Ограничения на редактирование и выбрать параметр Ввод данных в поля форм;

- щёлкнуть по кнопке Да, включить защиту;

- в открывшемся окне Включить защиту (рис. 14) ввести пароль для защиты формы в полеНовый пароль, а затем повторить его в поле Подтверждение пароля.

Теперь только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить постоянные элементы формы. Пользователи, не знающие пароля, смогут вводить данные только в поля формы.

При заполнении защищённой формы переход между полями можно производить клавишами перемещения курсора. Клавиши со стрелками вниз и вправо, а также клавиша PageDown или PgDn переводят курсор к следующему полю. Клавиши со стрелками вверх и влево, а также клавиша PageUp или PgUp переводят курсор к предыдущему полю. Для последовательного перехода по полям можно пользоваться также клавишу Tab. Курсор в поле можно зафиксировать также щелчком мыши.

Данные в текстовые поля защищенной формы можно вводить с клавиатуры или извлекать из буфера обмена. Следует обратить внимание, что при вводе данных в поле формы проверка правописания не производится.

Литература

1.Шандриков, А.С. Форма (документ) [Текст] / А.С. Шандриков // Энциклопедический фонд России «Руссика» [Электрон. ресурс] – Режим доступа http://www.russika.ru/ef.php?s=5624.

2.Шандриков, А.С. Электронная форма [Текст] / А.С. Шандриков // Энциклопедический фонд России «Руссика» [Электрон. ресурс] – Режим доступа http://www.russika.ru/ef.php?s=5623.

3.Спиридонов, О.В. MicrosoftWord 2007. Полное руководство [Текст] / О.В. Спиридонов // Национальный открытый университет ИНТУИТ [Электрон. ресурс] – Режим доступа : https://www.intuit.ru/studies/courses/554/410/lecture/9391?page=6.

4.Спиридонов, О.В. MicrosoftWord 2007. Полное руководство [Текст] / О.В. Спиридонов // Национальный открытый университет ИНТУИТ [Электрон. ресурс] – Режим доступа : https://www.intuit.ru/studies/courses/554/410/lecture/9391?page=7.