ВВЕДЕНИЕ
Система Microsoft Project предназначена для информационной поддержки принятия управленческих решений в процессе плани- рования и реализации проектов. Причем под проектом в данном случае может пониматься практически любая деятельность, на- правленная на достижение поставленных целей. Проектами, на- пример, являются строительство дома, подготовка, а затем и реа- лизация бизнес-плана выхода на рынок с новым продуктом, съем- ки фильма. Система для управления проектами предоставляет средства, помогающие менеджеру спланировать комплекс работ по достижению целей проекта, оценить сроки выполнения проекта и потребности в ресурсах, а на стадии реализации проекта – про- водить контроль состояния работ и оперативноеуправление.
На этапе планирования руководители зачастую ограничивают- ся постановкой целей и сразу переходят к функции организации выполнения работ. Это может привести к несогласованности хода выполнения работ исполнителями, потере времени из-за отсутст- вия необходимых ресурсов и, в результате, может закончиться провалом всего проекта. Причина отсутствия проработанных пла- нов у руководителей во многих случаях, видимо, заключается в том, что они просто не знают, с чего начать или боятся запутаться в сложных вычислениях. Именно в ходе планирования система для управления проектами и должна помочьруководителю.
Планирование в том или ином виде производится на всех ста- диях жизненного цикла проекта. В общем виде планирование представляет собой процесс, который начинается с определения целей и заканчивается созданием обоснованных детальных графи- ков работ, направленных на достижение поставленных целей. В реальных условиях обычно появляются факторы, влияющие на цели проекта и ход работ. Эти факторы часто влекут за собой не- обходимость перепланирования расписания работ. Таким образом, планирование являетсяциклическим процессом. Существует логи- ческая последовательность шагов разработки плана проекта, со- ставляющаяциклпланирования.
Основные шаги цикла планирования:
разработка (или коррекция) структуры задач проекта и се- тевоймодели;
оценка объемов и длительностейзадач;
расчет календарного графика по методу критическогопути;
определение основных вехпроекта;
описание и оценка потребностей проекта вресурсах;
временной, ресурсный и стоимостной анализ реализуемо- сти расписания.
Иными словами, использование Microsoft Project на стадии планирования позволит руководителю ответить на следующие во- просы: Что представляет собой проект в целом? Какие конкретные работы необходимо выполнить для достижения целей проекта? Когда может быть завершен проект и когда для успешного завер- шения проекта должны быть выполнены отдельные работы? Кто будет выполнять каждую отдельную работу? Какие потребуются ресурсы, когда и в каком количестве? Сколько это будет стоить и когда нужно платить?
Microsoft Projectпозволяет создавать реализуемыеграфикипроек- тов. Понятие реализуемостипроектавключает всебя анализи обес- печениелогической реализуемости (учет логических ограниченийна возможный порядок выполнения работ во времени),физической (ре- сурсной) реализуемости (учетограниченностиналичных или доступ- ныхресурсов вкаждый момент времени выполнения проекта), финан-совойреализуемости(обеспечение положительного баланса денеж- ныхсредств какособого видаресурса), атакже оптимизацию комплек- саработ повремени, стоимостии качеству еговыполнения(экономи-ческаяреализуемость).
В ходе данного лабораторного практикума рассмотрены ос- новные шаги создания расписания с помощью Microsoft Project. Лабораторный практикум включает в себя следующие темы:
Настройкапроекта.
Планированиезадач.
Назначение ресурсов изатрат.
Просмотр календарного плана и сведений онем.
Корректировка календарногоплана.
Отслеживание и управление ходом выполнения проекта.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 1. НАСТРОЙКА ПРОЕКТА
Введение
Начнем наше планирование в Microsoft Project «с нуля». В ка- честве сквозного примера рассмотрим проект, содержащий ком- плекс работ по строительству трехэтажного офисного здания.
Первыми шагами при создании календарного плана являются: запуск нового плана проекта, определение начальной или конеч- ной даты проекта, а также ввод общих сведений о проекте. По за- вершении этой лабораторной работы будет создан план Microsoft Project, содержащий название проекта и другие ключевые сведе- ния, начальную дату и календарь проекта.
Цели работы:
Освоить процедуры создания и сохранениярасписаний.
Освоить процедуру настройки параметровMicrosoft Project, относящихся к расписанию вцелом.
Ознакомиться с терминологией, используемой в Microsoft Project для описания параметровзадач.
Создание новогопроекта
Начиная новый проект в Microsoft Project, можно ввести или начальную, или конечную дату проекта, но не обе. Рекомендуется вводить только начальную дату проекта, а конечная дата будет рассчитана вMicrosoft Project после ввода и планирования задач.
Если проект должен быть завершен к определенной дате, сле- дует ввести только конечную дату проекта. Первоначальное пла- нирование следует выполнять с конечной даты, чтобы определить дату, когда необходимо начать проект. Если известна наилучшая начальная дата и работа начата, более эффективно выполнять пла- нирование с начальной даты.
ЗапуститеMicrosoft Project.
Нажмите кнопку Создать . Эта кнопка может не ото- бражаться, если для отображения всех кнопок недостаточно места. В этом случае нажмите кнопкуПараметры панелей инструмен- тов, расположенную на панели инструментовСтандартная, а затем – кнопкуСоздать.
В меню Проект выберите командуСведения о проекте. В поле Дата начала можно ввести или выбрать начальную дату проекта. Введите дату 07.02.05 (для того чтобы результаты Вашей работы далее совпадали с примерами, описанными в методических указаниях). Нажмите кнопкуOK.
Нажмите кнопку Сохранить.
В открывшемся диалоговом окне Сохранениедокумента выберите папку, куда Вы хотите сохранить файл. В полеИмя фай-ла введитеOffice_building,а затем нажмитекнопку Сохранить. Нами создан файл типа «проект», он имеет расширениеmpp.
Ввод ключевых сведений опроекте
Чтобы упростить организацию и поиск проектов, для каждого файла проекта можно задавать разнообразные свойства, например, заголовок описательного характера, тему, фамилию руководителя и комментарии.
В меню Файл выберите командуСвойства и откройте вкладкуДокумент. Если команда Свойствав меню не отображе- на, щелкните левой клавишей мыши на стрелке в нижней строке меню. Появятся все команды данного меню. Меню (например, ме- нюФайл) также можно развернуть, дважды щелкнув на его назва- нии левой клавишеймыши.
В поле Название введитеСтроительство офисного зда- ния, в поле Автор введите свою фамилию. Нажмите кнопкуOK.
Настройка календаряпроекта
Календарь проекта можно изменять, чтобы отражать рабочие дни и часы для каждого участника проекта. Стандартный кален- дарь с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00, с часовым обе- денным перерывом. Можно определить и нерабочее время, напри- мер, выходные или ночное время, а также специальные выходные дни, например, праздники.
В менюСервисвыберитекоманду Изменить рабочеевремя.
Установим 6-дневную рабочую неделю с 8-часовым рабо- чим днем с понедельника по пятницу (с 8:00 до 17:00, обеденный перерыв с 12:00 до 13:00) и 4-часовым – в субботу (с 8:00 до 12:00). Чтобы изменить рабочие дни с понедельника по пятницу, щелкните левой клавишей мыши на обозначении Пнвверху кален- даря, а затем, удерживая клавишу Shift, щелкните левой клавишей
мыши на обозначении Пт.В полях С: измените установленные по умолчанию значения на 8:00 и 13:00, а в полях По: измените зна- чения на12:00 и 17:00. Чтобы сделать субботу рабочим днем, щелкните левой клавишей мыши на обозначении Сб вверху кален- даря, установите переключатель нанестандартное рабочее вре- мя. В верхнем поле С: измените установленное по умолчанию значение на 8:00, а в верхнем поле По: измените значение на 12:00. Очистите содержимое остальных полей С: и По: с помощью клавишиDelete.
Сделаем день 1 января нерабочим днем. Находясь в диало- говом окнеИзменение рабочего времени, переместитесь на январь месяц с помощью линейки прокрутки. Щелкните левой клавишей мыши на квадрате с цифрой 1и установите переключатель нера- бочее время. Таким же образом сделайте 7 января нерабочим днем. Нажмите кнопкуOK.
Для корректного преобразования программой Microsoft Project длительностей в соответствующие временные интервалы, используемые в проекте, необходимо изменить значения некото- рых параметров, установленные по умолчанию. В менюСервис выберите командуПараметры, в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладкуКалендарь. В поле Часов в неделе установи- те значение 44, а в поле Дней в месяце установите значение24.
Следует отметить, что изменение параметров на вкладке Календарь не влияет ни на календарь проекта, ни на календари ра- бочего времени ресурсов. Однако значения параметров Время на- чала по умолчанию и Время окончания по умолчанию влияют на округление отрезков времени на диаграмме Ганта. Поэтому в поле Время начала по умолчанию установите значение8:00, а в поле Время окончания по умолчанию установите значение17:00. На- жмите кнопкуOK.
Некоторые другие параметрыпроекта
Рассматриваемые ниже параметры проекта при выполнении данной лабораторной работы изменять не следует (мы будем ис- пользовать параметры, установленные по умолчанию). Эти пара- метры рассматриваются здесь с целью ознакомления с терминоло- гией и возможностями настройки Microsoft Project.
В меню Сервис выберите командуПараметры, в открыв- шемся диалоговом окне перейдите на вкладкуВид.
С помощью списка Формат даты(посмотрите его содер- жимое) можно выбрать формат отображения дат. Форматы значе- ний времени и разделитель компонентов даты настраиваются с помощью панели управления Microsoft Windows.
В поле Символ валюты можно изменить символ р. (рубль), используемый по умолчанию; например, ввести символ$ (доллар).
Перейдите на вкладку Расчет. Переключатель Режим расчета позволяет задать, должен ли расчет выполняться автома- тически после внесения изменений или вручную по команде Рас- считать. Режимырасчета:
Автоматический. Задается, что проект автоматически пе- ресчитывается каждый раз при изменении данных проекта. Это более удобный вариант, однако, в очень больших или сложных проектах пересчет после каждого изменения может снизить быст- родействие. Этот вариант установлен поумолчанию.
Ручной. Задается, что проект пересчитывается только по команде пользователя. Чтобы выполнить пересчет, можно вер- нуться к данному диалоговому окну и нажать кнопку Рассчи- тать. Можно также нажать клавишу F9, чтобы пересчитать все открытые проекты, или сочетание клавиш SHIFT+F9, чтобы пере- считать активный проект. После внесения изменений, которые требуют пересчета, в строке состояния появляется надпись Требу- етсяперерасчет.
Перейдите на вкладку Планирование. В поле Новые зада- чи можно указать дату начала по умолчанию для задач, добавляе- мых в текущий проект. Вариант начинаются в день начала про- екта установлен по умолчанию. Его следует выбрать, чтобы ис- пользовать для новых задач дату начала проекта, заданную в диа- логовом окне Сведения о проекте. Для таких задач Microsoft Project устанавливает ограничение «Как можно раньше». Если вы- бран параметрначинаются в текущий день, то для новых задач устанавливается ограничение «Начало не ранее» (ННР) на основе текущейдаты.
При планировании проекта от даты окончания используется параметр оканчиваются в день окончания проекта и устанавли- вается ограничение «Как можно позже». Если планирование про- екта выполняется от даты окончания, то при выборе параметрана-
чинаются в текущий день для новых задач устанавливается ог- раничение «Начало не позднее» (ННП) на основе текущей даты.
Таким образом, чтобы начинать задачи со дня добавления, следует выбрать вариантначинаются в текущий день.Microsoft Project задает для этих задач ограничение «Начало не ранее» (если планирование проекта ведется от даты начала) или «Начало не позднее» (если планирование проекта ведется от даты окончания).
Теперь разберемся, что означают вMicrosoft Project поня- тия «длительность», «трудозатраты» и «тип задачи». Длитель- ность – это общий промежуток активного рабочего времени, не- обходимый для выполнения задачи, т. е. промежуток рабочего времени от начала до окончания задачи в соответствии с календа- рем проекта и ресурсов. Ресурсы – это исполнители, оборудование и материалы, используемые для выполнения задач в проекте. По- нятие трудозатратыподразделяется на нескольковидов:
для задач – общий объем работы, который необходимо выполнить для завершениязадачи;
для назначений – объем работы, назначенной ресурсу для выполнения конкретнойзадачи;
для ресурсов – общий объем работы, назначенной ресурсу для выполнения всехзадач.
Величину трудозатрат следует отличать от длительности зада- чи. Например, ресурсу может требоваться 32 часа трудозатрат на выполнение задачи, хотя длительность задачи может при этом со- ставлять лишь 2 дня. В этом случае задаче необходимо будет на- значить более одного ресурса. Два человека, работая над задачей 8 часов в день, выполнят ее за 2 дня.
Поле Длительность вводится внеобходимо для выбора единицы времени (минуты, часы, дни, недели или месяцы) для ис- пользования по умолчанию в поле «Длительность». Microsoft Projectиспользует ее, если при вводе значения в поле «Длитель- ность» текущего проекта не была указана единица времени. Еди- ницы времени для ранее введенных значений длительности не из- меняются. По умолчанию этот параметр имеет значениеднях.
Поле Трудозатраты вводятся внеобходимо для выбора единицы времени (минуты, часы, дни, недели или месяцы) для ис- пользования по умолчанию в поле «Трудозатраты» текущего про- екта. Microsoft Project использует указанные единицы времени при отображении значений трудозатрат независимо от того, вкаких
единицах они были введены. По умолчанию этот параметр имеет значение часах.
Поле Тип задачи по умолчаниюнеобходимо для выбора типа задач по умолчанию для новых задач. Тип задачи определяет порядок перерасчета трех связанных полей («Трудозатраты»,
«Длительность» и «Единицы») в Microsoft Project при изменении одного из них. Расчет выполняется по формуле: Длительность ×
× Единицы = Трудозатраты.
Единицы – это общее количество ресурса, назначенное зада- че. Максимальное количество представляет максимальное число единиц, доступных для ресурса. Например, если работают три во- допроводчика, то максимальное количество единиц составляет 300 процентов.
Для выполнения задач может требоваться фиксированное вре- мя («Фиксированная длительность»), фиксированные единицы («Фиксированный объем ресурсов») или объем работ («Фиксиро- ванные трудозатраты»). По умолчанию используется значениеФикс. объем ресурсов.
Таким образом, в Microsoft Project применяются следующие
типы задач:
Задача с фиксированной длительностью– задача, дли- тельность которой остается постоянной; на длительность не влия- ют любые изменения трудозатрат или назначенных единиц (т. е. ресурсов). Для задач с фиксированной длительностью предусмот- рены следующие условия: при изменении единиц или длительно- стипрограмма MicrosoftProject пересчитывает трудозатраты, а при изменении количества трудозатрат онапересчитываетединицы.
Задача с фиксированным объемом ресурсов – задача, в которой назначенные единицы (т. е. ресурсы) остаются постоян- ными; любые изменения трудозатрат или длительности не влияют на единицы задачи. Для задач с фиксированным объемом ресурсов предусмотрены следующие условия: при изменении единиц или количества трудозатрат программаMicrosoft Project пересчитывает длительность, а при изменении длительности она пересчитывает трудозатраты.
Задача с фиксированными трудозатратами– задача, в которой объем трудозатрат остается постоянным; любые измене- ния длительности задачи или назначенных единиц (т. е. ресурсов) невлияютнатрудозатратыпозадаче.Длязадачсфиксированны-
ми трудозатратами предусмотрены следующие условия: при изме- нении единиц или количества трудозатрат программаMicrosoft Project пересчитывает длительность, а при изменении длительно- сти она пересчитывает единицы.
Если флажок Новые задачи имеют фиксированный объ- ем работ установлен, это означает, что новые задачи планируются таким образом, чтобы при добавлении или удалении назначений объем трудозатрат по задаче оставался постоянным. Например, на- значение дополнительных ресурсов задаче с фиксированными трудозатратами приводит к сокращению длительности задачи, а удаление ресурсов увеличивает ее. Если флажок Новые задачи имеют фиксированный объем работ снят, добавление или уда- ление назначений ресурсов для задач не влияет на длительность задач. По умолчанию этот флажок установлен. Поскольку задачи с фиксированными трудозатратами по определению являются зада- чами с фиксированным объемом работ, флажокНовые задачи имеют фиксированный объем работ устанавливается для них ав- томатически и становится недоступным для изменения в окне Па- раметры (убедитесь вэтом).
Закройте окноПараметры.
Сохраните созданный Вами файлOffice_building.mpp, он понадобитсянам для выполнения последующих работ.
Контрольные вопросы изадания
Не сохраняйте изменения, внесенные Вами в файл Office_ building.mpp при выполнении контрольных заданий!
Продемонстрируйте, как задать дату окончанияпроекта.
Продемонстрируйте, как отредактировать название соз- данного Вамирасписания.
Продемонстрируйте, как установить 5-дневную рабочую неделю с 8-часовым рабочим днем со вторника по пятницу (с 8:30 до 17:30, обеденный перерыв с 12:30 до 13:30) и 4-часовым – в субботу (с 8:30 до12:30).
Продемонстрируйте, как сделать какой-либо день нерабо- чимднем.
Продемонстрируйте, как установить 36-часовую рабочую неделю и 20 рабочих дней в месяце для корректного преобразова- ния программой Microsoft Project длительностей в соответствую- щие временные интервалы, используемые впроекте.
Продемонстрируйте, как задать формат даты дд.мм.гг (т. е. на отображение дня (дд), месяца (мм) и года (гг) в указанной по- следовательности отводится по 2 цифры, разделитель –точка).
Продемонстрируйте, как в качестве символа валюты ис- пользовать символ$(доллар).
Продемонстрируйте, как задать ручной пересчетпроекта.
Что такоедлительность задачи в MicrosoftProject?
Что такоересурсы в MicrosoftProject?
Что такое трудозатраты для задачи? В каких единицах они могут измеряться в MicrosoftProject?
По какойформуле выполняется перерасчет полей«Трудоза- траты», «Длительность» и «Единицы»при изменении одного изних?
Что такоеединицы в Microsoft Project?
Какие типы задач используются в MicrosoftProject?
Повлияет ли на длительность задачи назначение дополни- тельных ресурсов задаче с фиксированными трудозатратами? Если повлияет, то какимобразом?
Продемонстрируйте, как задать используемый по умолча- нию тип для новыхзадач?
3
.png)
