Глотова Людмила Витальевна
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Краснодарского края «Пашковский сельскохозяйственный колледж» город Краснодар.
Ведение электронного документооборота и использование ЭЦП
Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Электронно - цифровая подпись - это программно - криптографическое средство, которое обеспечивает:
- проверку целостности документов;
- конфиденциальность документов;
- установление лица, отправившего документ.
- значительно сократить время, затрачиваемое на оформление сделки и обмен документацией;
- усовершенствовать и удешевить процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов;
- гарантировать достоверность документации;
- минимизировать риск финансовых потерь за счет повышения конфиденциальности информационного обмена;
- построить корпоративную систему обмена документами.
Элетронно-цифровая подпись соответствует следующим дополнительным признакам подписи:
1) Ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
2) Для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям законодательства.
Электронно - цифровая подпись является наиболее универсальной и стандартизованной подписью с высокой степенью защиты. Документ, визированный такой подписью, аналогичен бумажному варианту с собственноручной подписью. Использовать такую подпись можно и без каких-либо дополнительных соглашений и регламентов между участниками электронного документооборота. Если под документом стоит квалифицированная подпись, можно точно определить, какой именно сотрудник организации ее поставил. А также установить, изменялся ли документ уже после того, как был подписан.
Обращение заявителей - юридических лиц за получением государственных и муниципальных услуг осуществляется путем подписания обращения уполномоченным лицом с использованием простой электронной подписи.
Использование электронной подписи для получения государственной или муниципальной услуги допускается, если федеральными законами или иными нормативными актами не установлен запрет на обращение за получением государственной или муниципальной услуги в электронной форме, а также не установлено использование в этих целях иного вида электронной подписи
Для некоторых видов отчетности использование квалифицированной подписи прямо определено нормативными документами.
Такой порядок установлен для:
- годовой бухгалтерской отчетности, которую необходимо сдать в Росстат;
- формы РСВ-1 ПФР;
- отчетности в налоговую инспекцию – декларации.
Приказом руководителя утверждаются конкретные лица на должности, в обязанности которых входит применение и защита ЭЦП. Обязанности может выполнять человек в единственном числе или несколько лиц. Обязанности можно выделить следующие:
1. Ведение внутренней документации.
2. Ведение внешней документации.
3. Ведение документооборота на сервисе «Госуслуги».
4. Ведение документооборота с государственными органами и службами (ФНС РФ, ПФР РФ, ФСС РФ и другие).
5. Участие в аукционах, торгах и закупках для целей учреждения.
Перед началом работы с документов уполномоченное лицо должно убедиться в исправности ЭЦП, его защите и работоспособности. Только потом оно имеет право создавать электронный документ правового характера.
Некоторые государственные органы и службы принимают подобную документацию через специальные сервисы – «операторов документооборота». Это своеобразная электронная почта с повышенным уровнем защиты. С ее помощью можно отсылать важные документы (например, налоговые декларации). Правила и требования постоянно меняются, а поэтому уполномоченные лица обязаны уточнять информацию регулярно (хотя бы 1 раз в 2-3 месяца). Также перед отправкой электронного документа по конкретному адресу необходимо точно знать текущие реквизиты какого-либо государственного или муниципального учреждения, частной организации, школы. В противном случае документ придется исправлять.
Каждый документ имеет обязательную форму и реквизиты. Обычно бланк состоит из:
1. «Шапки» документа (размещается в верхнем правом или левом углу в зависимости от вида документа, в нем указывается наименование отправителя и получателя, контактные данные, эмблема или герб).
2. Наименования самого документа (договор, акт, приказ и так далее в соответствии с правилами и требованиями по ведению электронного документооборота и делопроизводства).
3. Текста (указывается информация правового характера, ссылки на действующие нормы права).
4. Подписи ответственного лица и печати.
5. Приложений (при необходимости).
После создания документа уполномоченное лицо должно наложить ЭЦП в качестве подтверждения авторства документа и его юридической силы. способы отправки документы могут быть любыми (электронные сервисы и порталы, программы, плагины).
Так ведется электронный документооборот (внутренний, внешний, передача документов в контролирующие органы). Для использования портала Госуслуги необходим личный кабинет. Регистрация весьма простая, а перечень услуг довольно широк. Пройти регистрацию может любое уполномоченное лицо в учреждении. По окончании процедуры пользователю автоматически можно будет зайти в такой кабинет с помощью логина и пароля.
С помощью данного сервиса можно:
1. Отправлять и получать корреспонденцию (государственные или муниципальные органы и учреждения).
2. Загружать документы правового характера.
3. Записываться в очередь.
4. Заказывать справки, выписки и иные бумаги правового характера.
Аутентификация электронного документа, как и пользователя, происходит после подтверждения электронной цифровой подписи. Для этого необходимо подтвердить свое присутствие на сайте.
При участиях в торгах, аукционах, закупках необходимо также выкладывать на официальной электронной площадке документацию. На документах может стоять обычная печать и подпись уполномоченного лица. Однако, при подписании банковской гарантии, электронного договора с поставщиком или заказчиком, подача заявки на аукцион или подача котировки сопровождается наложением ЭЦП.
Вся последующая документация заключается в электронном виде. На электронную почту учреждения приходят письма-уведомления об участии в торгах, аукционах и закупках. Это обусловлено тем, что поставщик (зачастую) может находиться в другом населенном пункте, даже в другом субъекте России. Так как у таких уполномоченных лиц не будет возможности подписать договор лично, разрешается накладывать для подписания ЭЦП. Подтверждение сделки проходит через виртуального оператора, который фиксирует информацию в протоколах. Только после данной процедуры у сторон появляются законные права и обязанности, ответственность.
Для настройки подписи нам необходимо указать предложенного подписывающего, должность предложенного подписывающего занимающую в учреждении и адрес электронной почты предложенного подписывающего.
В КриптоАРМ происходит проверка подлинности электронно -цифровой подписи, полученная ранее, а так же хранение сертификатов и доверенностей.
Так же в КриптоАРМ происходит подтверждение электронно -цифровой подписи.
Главное правило и требование – применение ЭЦП в соответствии с законодательными нормами (уполномоченные лица и их ответственность), а также осуществление защиты правовой информации в связи с применением ЭЦП.
Допуск и защита данных в отношении ЭЦП предоставляется на основании правовых норм (закона об электронной цифровой подписи).
Защита данных - это процесс защиты важной информации от повреждения, компрометации или потери.
Важность защиты данных возрастает, поскольку объем создаваемых и хранимых данных продолжает расти с беспрецедентной скоростью. Существует также небольшая терпимость к простоям, которые могут сделать невозможным доступ к важной информации.
Следовательно, большая часть стратегии защиты данных обеспечивает быстрое восстановление данных после любого повреждения или потери. Защита данных от компрометации и обеспечение конфиденциальности данных являются другими ключевыми компонентами защиты данных.
«Цифровые подписи» могут вообще не включать какую-либо форму физической подписи, и, таким образом, всегда существует вероятность того, что человек на другом конце компьютера, печатающий слова в поле, фактически не является лицом, от имени которого они подписываются. Есть некоторые схемы, которые операторы веб-сайтов разработали, чтобы заменить это, например, запрос информации, которая вряд ли будет известна кому-либо, кроме настоящего подписывающего лица, настройка систем PIN, регистрация IP-адресов и так далее. И нет никаких категориальных правил, что документ с цифровой подписью недействителен, но традиционные правила доказывания не дошли до этого, что многие или большинство судей будут настаивать на более исчерпывающем разговоре об аутентификации, если документ будет подвергнут сомнению, чем клочок письменной бумаги.
