Тема занятия: Документы по личному составу. Приказы о приёме, увольнении, переводе. Личные карточки. Трудовые карточки.

15.12. – 20.12.2022 г.

ПЛАН УРОКА УЧЕБНОЙ ПРАКТИКИ (УП.01)

Тема занятия:Документы по личному составу. Приказы о приёме, увольнении, переводе. Личные карточки. Трудовые карточки.

ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ (прочитать):

Основные положения

Документы по личному составу отражают трудовые отношения работника с работодателем¹. Они играют важную роль в обеспечении социальных прав граждан. Кроме того, документы по личному составу могут представлять интерес для истории, поэтому подлежат выборочному приему на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Организации различных форм собственности, государственные и муниципальные архивы обязаны обеспечивать соблюдение установленных законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации требований по организации хранения, учета, комплектования и использования документов по личному составу. Эти требования зафиксированы в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. (далее – Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ), а также в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19) (далее – Правила 2007 г.) и Правилах хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) (далее – Правила 2015 г.).

Сроки хранения документов по личному составу установлены Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ², Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010 г.) (далее – Типовой перечень).

В данных методических рекомендациях приводятся законодательные и иные нормативные требования по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций, а также раскрывается методика их применения.

ЗАКОНСПЕКТИРОВАТЬ:

Документы по личному составу – это совокупность документов, фиксирующих этапы трудовой деятельности работников.

Как формировать и хранить документы по личному составу.

Они создаются в процессе деятельности каждой организации (прежде всего кадровой и финансовой служб) и содержат информацию о трудовом стаже, размере оплаты труда, получении сотрудниками имущественных и льготных прав. Поэтому сохранность и учет документов по личному составу для возможности их использования в случае необходимости является обязанностью каждого работодателя.

Типичный перечень документов по личному составу, образующихся в деятельности:

- распоряжения (о приеме, увольнении и т.д.);

- личные дела и личные карточки;

- наличные документы (аттестаты, трудовые книжки и т.д.);

- лицевые счета или ведомости начисления заработной платы;

- документы по расследованию несчастных случаев (акты, заключения и др.);

- документы по награждению работников (представления, копии решений и др.);

- документы по тарификации и аттестации (протоколы и др.) рабочих мест, связанных с вредными условиями труда.

Для определения сроков хранения различных документов используют номенклатуру дел организации за соответствующий год. В случае необходимости, дополнительно применяют в работе действующий типовой перечень. Возможно, для некоторых организаций составлен ведомственный или отраслевой перечень, тогда в первую очередь, естественно, нужен именно он.

Основное внимание следует обратить на документы, которые предстоит хранить более 10 лет (часть из них – 75 лет). Такие документы требуют проведения упорядочения в соответствии с нормативными требованиями, что подразумевает проведение экспертизы ценности документов, подшивку в твердую обложку (или переплет дела) и передачу на хранение в архив предприятия.

Если сильно упростить ситуацию, то экспертиза ценности документов предполагает проведение проверки наличия в деле только правильно оформленных документов (в т.ч. подписанных, зарегистрированных, в случае необходимости заверенных печатью и т.п.). Если выявлены неправильно оформленные экземпляры, дубликаты, черновики (они даже могут не иметь юридической силы), то прилагаем усилия по исправлению ситуации.

Что необходимо сделать для долговременного хранения

Порядок упорядочивания документов по личному составу:

1. Используя нормативные перечни документов, определяем сроки хранения (прежде всего, документы с длительными сроками хранения – 15 и 75 лет);

2. Обеспечиваем правильное формирование отобранных дел по личному составу (для этого часто систематизируют документы в деле);

3. Технически оформить дело (т.е. провести нумерацию листов, оформление листа-заверителя, титульного листа, обложки дела, подшивку и оклеивание дела);

4. Составить опись дел по личному составу;

5. Обеспечить сохранность. Для этого определить место их хранения (это может быть архив вашей организации).

Если организация ликвидируется или проходит через процедуру реорганизации, документы передаются правопреемнику, вышестоящей организации или в Трудовой архив.

Иными словами, документы по личному составу (именно долговременного хранения) при любом развитии ситуации должны быть упорядочены по установленным правилам, чтобы в случае необходимости к ним была возможность обращения заинтересованных лиц (чаще всего – ранее работавших в организации для получения каких-либо справок).

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего на руководителя и ведущих специалистов (при этом на остальных составляется личные карточки формы № Т–2).

В состав личных дел должны входить следующие документы:

внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле (обложка);

анкета или личный листок по учету кадров;

автобиография или резюме;

копии документов об образовании;

копии документов об утверждении в должности;

характеристики или рекомендательные письма;

трудовой договор (контракт);

заявление;

копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

дополнение к личному листку по учету кадров;

справки и др. документы, относящиеся к данному работнику.

Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника.

Личные дела сотрудников предприятия хранятся работником кадровой службы в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела госслужащих при переводе на новое место не заводятся, а пересылаются с прежнего места работы.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет, руководителей предприятия – постоянно (статья 337 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

2. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом.

В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (весьма убедительно, заранее вам признателен, прошу не отказать и т.п.).

Заявление о приеме на работу рекомендуется составлять на бумаге формата А4 (это обеспечивает одноформатность листов документов личного дела, в которое заявление о приеме на работу подшивается). Заявление с визами руководителей структурных подразделений и резолюцией руководителя предприятия является основанием для издания распорядительного документа (заключение трудового договора, приказа о приеме на работу и т.д.).

Трудовой договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.

Статья 56 Трудового кодекса (ТК) РФ определяет трудовой договор как соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами, выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Основное условие содержание договора – это его соответствие существующему трудовому законодательству.

В соответствии со стажем трудовой договор может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок (не более 5 лет), на время выполнения определенной работы.

В случае срочного договора, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых правоотношений, действие его автоматически продлевается на неопределенный срок.

При заключении договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

основания увольнения работника;

дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

введение для работников полной материальной ответственности, за исключением случаев, предусмотренных рудовым кодексом РФ.

Трудовой договор составляется:

- в письменной форме;

- в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (один экземпляр для работника, другой для работодателя).

Трудовые договоры включаются в состав личных дел работников и хранятся согласно сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, то трудовые договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые договоры хранятся 75 лет.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА:

Открыть текстовый редактор word.

Набрать документы по образцу.

Сохранить работы с подписью, каждую работу отдельно.

Все документы оформить согласно всех требований к документам.

Образец № 1

Набрать приказ в текстовом редакторе word о приёме на работу и заполнить его.

Образец № 2

Набрать приказ в текстовом редакторе word об увольнении.

Образец № 3

Набрать приказ в текстовом редакторе word о переводе работника на другую должность.

Образец № 4

Набрать личную карточку в текстовом редактореword.